Aplikasi e-Government untuk Tata Kelola Yang Baik: Dari Perencanaan

Strategis SI ke Pengembangan SI.

DAFTAR ISI

1.  PENDAHULUAN............................................................................................ 

2.  PERUMUSAN MASALAH...............................................................................  

3.  METODOLOGI..............................................................................................   

 

1. PENDAHULUAN

Dari era industri ke era informasi, adalah lompatan besar dalam peradaban manusia. Pada era

informasi,  suatu  informasi  merupakan  komoditi  strategis  yang  dapat  berperan  menghidupkan

suatu perusahaan atau justru mematikannya. Globalisasi informasi memaksa setiap insan baik

individu ataupun kelompok, baik swasta maupun pemerintah, untuk memperhitungkan sistem

informasi yang akan diterapkan supaya tetap kompetitif di era globalisasi. 

Dalam  kajian  Kerangka  Teknologi  Informasi  Nasional  (National  IT  Framework)  yang 

dilakukan baru‐baru ini, salah satu pilar yang segera harus dibentuk adalah Electronic 

Government  (E­Government)  for  Good  Governance  [BAP01]  dengan  tujuan  dapat 

mempercepat  terbentuknya  suatu  pelaksanaan  pemerintahan  yang  baik,  efisien,  dan 

efektif. Walaupun kata‐kata E­Government sudah sering diseminarkan dan didiskusikan, 

tetapi di berbagai kalangan akademis, pengusaha, dan bahkan pemerintah mempunyai 

pemahaman  yang  berbeda  mengenai  E­Government  [HAS01].  Secara  sederhana  Heeks 

dalam [HAS01] mendefinisikan E­Government sebagai berikut: 

“Kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dengan menggunakan 

Teknologi Informasi (TI) untuk memberikan layanan kepada masyarakat”.

Dari definisi tersebut, terlihat bahwa tujuan utama E­Government adalah meningkatkan 

efisiensi  dan  kualitas  layanan.  Menurut  Heeks,  hampir  semua  lembaga  pemerintah  di 

dunia  ini,  mengalami  ketidakefisienan,  terutama  di  negara  yang  sedang  berkembang. 

Pungutan  liar,  pemasukan  dan  pengeluaran  uang  yang  tidak  dilaporkan,  antrian 

masyarakat  di  pusat‐pusat  layanan  publik,  dan  lain‐lain,  merupakan  beberapa  wujud 

ketidakefisienan tersebut, dimana banyak sekali resources yang terbuang percuma. 

     

Lebih rinci lagi, Agarwal dalam [HAS01] membagi pengertian E­Government ke dalam 

lima  tingkatan,  yang  semakin  tinggi  tingkatannya,  semakin  kompleks  permasalahan 

yang akan dihadapi. 

1.  Tingkatan yang paling awal adalah apa yang disebut dengan E­Government untuk 

menunjukkan  “wajah”  pemerintah  yang  baik  dan  menyembunyikan 

kompleksitas yang ada di dalamnya. Hal ini ditandai dengan munculnya berbagai 

web site yang cantik pada hampir semua institusi pemerintah. Pada dasarnya, E­

Government  tingkat awal ini masih bersifat menginformasikan tentang apa dan 

siapa yang berada di dalam institusi tersebut. Dengan kata lain, informasi yang 

diberikan  kepada  masyarakat  luas,  masih  bersifat  satu  arah.  Kondisi  E­

Government yang masih berada pada tahap awal ini belum bisa digunakan untuk 

membentuk suatu pemerintahan dengan Good Governance. 

2.  Tingkat kedua dari E­Government, mulai ditandai dengan adanya transaksi dan 

interaksi secara online antara suatu institusi pemerintah dengan masyarakat. 

Misalnya,  masyarakat  tidak  perlu  lagi  antri  membayar  tagihan  listrik, 

memperpanjang  KTP,  dan  lain‐lain.  Semuanya  dapat  dilakukan  secara  online. 

Usaha ke arah ini sudah mulai dilakukan oleh beberapa institusi dipusat maupun 

di daerah. Kabupaten Takalar merupakan salah satu contoh daerah yang sudah 

mulai menerapkan layanan satu atap terhadap masyarakatnya. Komunikasi dua‐

arah antara institusi pemerintah dengan masyarakat sudah mulai terjalin secara 

online.  

3.  Level ketiga dari E­Government, memerlukan kerja sama (kolaborasi) secara 

online antar beberapa institusi dan masyarakat. Apabila masyarakat sudah 

bisa  mengurus  perpanjangan  KTP‐nya  secara  online,  selanjutnya  mereka  tidak 

perlu  lagi  melampirkan  KTP‐nya  untuk  mengurus  Pasport  atau  membuat  SIM. 

Dalam hal ini perlu kerja sama antara Kantor Kelurahan yang mengeluarkan KTP 

dengan  Kantor  Imigrasi  yang  mengeluarkan  Pasport  atau  Kantor  Polisi  yang 

mengeluarkan SIM.  

4.  Level  keempat  dari  E­Government  sudah  semakin  kompleks.  Bukan  hanya 

memerlukan kerja sama antarinstitusi dan masyarakat, tetapi juga menyangkut 

arsitektur  teknis  yang  semakin  kompleks.  Dalam  level  ini,  seseorang  bisa 

mengganti informasi yang menyangkut dirinya hanya dengan satu klik, dan 

pergantian  tersebut  secara  otomatis  berlaku  untuk  setiap  institusi  pemerintah 

yang  terkait.  Misalnya,  seseorang  yang  pindah  alamat,  dia  cukup  mengganti 

alamatnya  tersebut  dari  suatu  database  milik  pemerintahan  yang  besar,  dan 

secara otomatis KTP, SIM, Pasport dan lain‐lainnya ter‐update. 

5.  Level kelima, dimana pemerintah sudah memberikan informasi yang terpaket 

(packaged  information)  sesuai  dengan  kebutuhan  masyarakat.  Dalam  hal  ini, 

pemerintah sudah bisa memberikan apa yang disebut dengan “information­push” 

yang berorientasi kepada masyarakat. Masyarakat benar‐benar seperti raja yang 

dilayani  oleh  pemerintah.  Apa  saja  yang  menjadi  kebutuhan  masyarakat,  E­

Government pada level lima ini mampu menyediakannya. 

Disamping  itu  Forman  mendefinisikan  E­Government  berdasarkan  interaksi 

penggunanya sebagai berikut [FOR01]: 

•  G2C  (Government  to  Citizen),  E­Government  yang  diperuntukkan  bagi  layanan 

publik kepada masyarakat. 

•  G2B (Government to Business), E­Government yang diperuntukkan bagi kalangan 

bisnis, mengurangi birokrasi dalam usaha. 

•  G2G  (Government  to  Government),  E­Government  yang  diperuntukkan  untuk 

meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar instansi pemerintah. 

Dari hasil survei oleh [WIN03] terhadap 36 situs web yang mendapatkan penghargaan E-

Government  Award  2003  yang  diadakan  oleh  Warta  Ekonomi  No  22/XIV/25  September

2002, diperoleh kesimpulan bahwa 99,99% situs web yang diklaim sebagai bentuk aplikasi E-

Government baru sampai pada tingkat awal yaitu penampakan “wajah” pemerintah Dati I dan

II.   Informasi “satu arah” yang ditampilkan sangat bervariasi, sehingga sulit dilihat tingkat

kemanfaatan  situs-situs  tersebut  untuk  melakukan  koordinasi  maupun  untuk  pelayanan

masyarakat. 

             Sementara  itu,  di  beberapa  negara  Eropa  dan  Amerika  sudah  mulai  menerapkan 
E­ Government  pada  level  keempat,  dimana  mereka  hanya  mengumpulkan  cukup  sekali 

saja informasi mengenai masyarakatnya [FOR02, MOO00, JAC01, WIM01].  Salah satu 

penerapan  E­Government  yang  bisa  mencakup  pengertian  menurut  [HAS01]  dan 

[FOR01]  adalah  penerapan  sistem  kependudukan.    Permasalahan  kependudukan 

merupakan salah satu isu yang dapat memanfaatkan konsep E­Government. Beberapa 

negara Eropa dan Asia seperti Inggris, Austria, dan Singapura telah menerapkan sistem 

E­Government untuk melayani kebutuhan penduduknya [FIS01, AIC01, ANO01, MOO00]. 

   

Seperti  halnya  di  negara  lain,  di  Indonesia  juga  menghadapi  masalah  kependudukan 

yang  cukup  kompleks.  Departemen  Dalam  Negeri  (Depdagri),  Badan  Pusat  Statistik 

(BPS),  Komisis  Pemilihan  Umum  (KPU),  dan  Badan  Koordinasi  Keluarga  Berencana 

(BKKBN)adalah  antara  lain  merupakan  instansi‐instansi  yang  melakukan  pendataan 

penduduk di Indonesia. Namun data yang dikumpulkan masih banyak yang merupakan 

hasil perhitungan proyeksi dan bersifat agregasi [DAR01]. Kelengkapan dan konsistensi 

datanya  juga  sangat  diragukan  karena  bisa  saja  seseorang  terdata  dan  tercatat  lebih 

dari satu kali di daerah yang berbeda yang disebabkan lemahnya koordinasi di dalam 

lembaga yang melakukan pendataan tersebut. Hal yang lebih mengkhawatirkan adalah 

adanya perbedaan data yang didapat oleh instansi‐instansi yang berwenang melakukan 

pendataan,  ini    dikarenakan  metode  yang  digunakan  untuk  melakukan  pendataan 

penduduk pada setiap instansi berbeda‐beda. BPS misalnya, melakukan sensus setiap 

sepuluh  tahun  sekali.  Namun  dalam  interval  waktu  tersebut,  data  yang  berhasil 

dikumpulkan  masih  sulit  menjangkau  daerah‐daerah  terpencil.  Sedangkan  Depdagri 

melakukan  pendataan  penduduk  melalui  SISKOMDAGRI.  Komisi  Pemilihan  Umum 

(KPU)  baru  baru  ini  melakukan  sensus  penduduk  pemilih.    Sensus  untuk  pemilih  ini 

dilakukan  5  tahun  sekali.  Berbagai  instansi  lain  seperti  Departemen  Pendidikan 

Nasional  (Depdiknas),  Departemen  Tenaga  Kerja  dan  Transmigrasi  (Depnakertrans), 

dan  Departemen  Sosial  (Depsos)  juga  memerlukan  data  kependudukan.  Instansi‐

instansi tersebut akan mengalami kesulitan dalam menentukan program kerjanya jika 

tidak didukung oleh data kependudukan yang akurat. Akan sulit bagi Depdiknas untuk 

merencanakan program wajib belajar jika tidak ada data yang akurat mengenai jumlah 

penduduk usia sekolah.  

Basisdata kependudukan yang ada pada saat ini belum siap pakai dan tidak memenuhi 

kebutuhan setiap instansi. Untuk memenuhi kebutuhan setiap instansi, mereka masih 

menggunakan basisdata masing‐masing. Jadi basisdata yang ada belum terintegrasi dan 

tidak mencerminkan data penduduk secara keseluruhan, yang dapat digunakan secara 

bersama‐sama [ZUL02]. 

Selain  itu  proses  penduduk  yang  ingin  mendapatkan  layanan  yang  berkaitan  dengan 

dokumen  kependudukannya  juga  tidak  efisien.  Penduduk  harus  datang  ke  kantor 

 instansi yang bersangkutan untuk mengurus dokumen yang mereka butuhkan, belum 

lagi terhalangani oleh birokrasi di instansi tersebut. 

Oleh  karena  itu  diperlukan  suatu  sistem  informasi  (E­Government)  yang  bersifat 

permanen  yang  mampu  melakukan  proses  registrasi  penduduk,  berisikan  basisdata 

kependudukan yang terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan setiap instansi dan 

siap pakai setiap saat. Setiap instansi dapat menggunakan basisdata kependudukan ini 

secara bersama‐sama untuk kebutuhan yang berbeda. Disamping itu sistem informasi 

ini  juga  dapat  dimanfaatkan  untuk  melayani  penduduk  yang  membutuhkan  dokumen 

kependudukannya.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  meneliti  dan  merancang  serta 

berusaha mengimplementasikan sistem informasi kependudukan di Indonesia dengan 

mempelajari pengalaman negara‐negara lain yang telah menerapkan sistem tersebut. E­

Government yang dikembangkan ini diharapkan termasuk paling tidak pada level ketiga 

dari penggolongan E­Government menurut Agarwal diatas.
instansi yang bersangkutan untuk mengurus dokumen yang mereka butuhkan, belum 

lagi terhalangani oleh birokrasi di instansi tersebut. 

Oleh  karena  itu  diperlukan  suatu  sistem  informasi  (E­Government)  yang  bersifat 

permanen  yang  mampu  melakukan  proses  registrasi  penduduk,  berisikan  basisdata 

kependudukan yang terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan setiap instansi dan 

siap pakai setiap saat. Setiap instansi dapat menggunakan basisdata kependudukan ini 

secara bersama‐sama untuk kebutuhan yang berbeda. Disamping itu sistem informasi 

ini  juga  dapat  dimanfaatkan  untuk  melayani  penduduk  yang  membutuhkan  dokumen 

kependudukannya.  Penelitian  ini  bertujuan  untuk  meneliti  dan  merancang  serta 

berusaha mengimplementasikan sistem informasi kependudukan di Indonesia dengan 

mempelajari pengalaman negara‐negara lain yang telah menerapkan sistem tersebut. E­

Government yang dikembangkan ini diharapkan termasuk paling tidak pada level ketiga 

dari penggolongan E­Government menurut Agarwal diatas. 

2. PERUMUSAN MASALAH

Dari uraian pada bagian pendahuluan terlihat bahwa masalah yang sering dihadapi oleh 

institusi dalam penerapan sistem informasi e‐Government  di Indonesia adalah: 

- Inisiatif TI masih terpencar, akibatnya pemborosan

Dalam  penerapan  e-Government,  masih  banyak  instansi  pemerintah  yang  berpikir,  setelah

menentukan  critical  success  factors,  masing-masing  bagian  atau  departemen  langsung

membuat strateginya masing-masing kemudian dirinci menjadi kegiatan yang bersifat taktis

operasional.  Salah  satunya  pengadaan  perangkat  teknologi  informasi  yang  bila  tidak

dilakukan  secara  terintegrasi,  kemungkinan  pemborosan  anggaran  sangat  tinggi.  Padahal

hasil yang didapatkan tidak sesuai dengan investasi yang telah dikeluarkan.

- Lack koordinatif

Setiap instansi memiliki keinginan yang berbeda-beda dalam penerapan sistem informasi.

Tidak terjalinnya koodinasi yang baik antar instansi mengakibatkan pelaksanaan penerapan

sistem informasi dan teknologi informasi tidak berjalan dengan efektif. Karena masing-

masing berjalan sendiri tanpa interaksi antar satu bagian dengan bagian lainnya.

- Lack detail requirement

Keinginan yang terlalu umum mengakibatkan hasil yang didapatkan tidak spesifik. Karena

pada  awalnya  produk  atau  jasa  yang  diinginkan  tidak  begitu  jelas,  sehingga  setiap

individu/departemen  yang  terlibat  tidak  tahu  persis  hasil  apa  yang  diinginkan  sebagai

keluaran  dari  suatu  proyek  aplikasi  e-Government.  Disamping  itu  juga,  manfaat  yang

seharusnya didapatkan oleh masyarakat (users) secara signifikan tidak dapat dipenuhi.

- Lack political support

Dukungan secara politik sangat mempengaruhi berhasil-tidaknya suatu penerapan aplikasi

sistem informasi. Pada kenyataannya suasana politik, terutama yang berkaitan dengan:

dukungan dan alokasi anggaran, yang lemah dalam setiap rencana penerapan sistem

informasi.

- Lack of awareness

Kurangnya  kepedulian  terhadap  keberhasilan  e-Government.  Pemimpin  yang  bertanggung

jawab  dalam  penerapan  e-Government  terkadang  kurang  memahami  kepentingan  dari

masing-masing  stakeholder  yang  ada  dan  tidak  mau  mencoba  melakukan  kolaborasi  agar

seluruh  perbedaan  kepentingan  yang  dimaksud  dapat  menuju  kepada  satu  arah  pencapaian

visi dan misi e-Government (konvergensi). Setiap pemimpin yang bertanggung jawab dalam

pengembangan  e-Government  harus  memahami  bahwa  pihak-pihak  yang  dianggap  sebagai

stakeholder  utama  dalam  proyek  e-Government  antara  lain:  pemerintah  (lembaga  terkait

dengan  seluruh  perangkat  manajemen  dan  karyawannya),  sektor  swasta,  masyarakat,

lembaga-lembaga  swadaya  masyarakat,  perusahaan,  dan  lain  sebagainya.  Terlepas  dari

bermacam ragamnya stakehoder yang ada, yang sering terlupakan bahwa pada akhirnya yang

akan  merasakan  manfaat  atau  berhasil  tidaknya  e-Government  yang  dilaksanakan  adalah

pelanggan.

- Lack leadership

Faktor kepemimpinan biasanya melekat pada setiap orang yang bertanggung jawab sebagai

pemimpin dari penyelenggaraan suatu penerapan sistem informasi. Namun masih banyak

kelemahan dalam hal mengelola:

•  Beragam tekanan politik yang terjadi terhadap penerapan aplikasi e-Government baik

dari kalangan yang optimis maupun yang pesimis; 

•  Kurangnya  sumber  daya  yang  dibutuhkan,  seperti  misalnya  sumber  daya  manusia,

finansial, informasi, peralatan, fasilitas, dan

•  Sejumlah kepentingan dari berbagai kalangan (stakeholders) terhadap e-Government

yang sedang atau akan dilaksanakan.


3. METODOLOGI

•  Kurangnya  sumber  daya  yang  dibutuhkan,  seperti  misalnya  sumber  daya  manusia,

finansial, informasi, peralatan, fasilitas, dan

•  Sejumlah kepentingan dari berbagai kalangan (stakeholders) terhadap e-Government

yang sedang atau akan dilaksanakan.

3. METODOLOGI

1.  Identifikasi masalah

Pada  tahap  ini  dilakukan  identifikasi  terhadap  permasalahan  yang  ada.  Dari

permasalahan  tersebut  akan  dicoba  dibuat  hipotesis,  kemudian  dilakukan  penelitian

dan  uji  coba  untuk  membuktikan  hipotesis  tersebut.  Permasalahan  yang  telah

diidentifikasi  sampai  saat  ini  dapat  dilihat  pada  bagian  perumusan  masalah.

Sedangkan hipotesis penelitian dapat dilihat pada bagian hipotesis dan manfaat diatas.

2.  Pengumpulan data dan sumber pendukung (literatur)

Pengumpulan  literatur  yang  mendukung  penelitian  dilakukan  pada  tahap  ini. 

Literatur‐literatur  diambil  dari  penelitian‐penelitian  sebelumnya  maupun  dari 

jurnal‐jurnal ilmiah, baik dalam negeri maupun luar negeri. Salah satu Literatur 

yang dijadikan acuan dalam penelitian ini adalah tulisan mengenai E­Government 

yang  ditulis  oleh  Hasibuan  [HAS01].  Sedangkan  literatur  lainnya  berkaitan 

dengan  E­Governmen  dan  khususnya  mengenai  kependudukan,  seperti  “Grand 

Design Sistem Informasi KPU”, “National IT Framework”, “Strategi E­Government” 

di  Amerika  Serikat  serta  penerapan  E‐Government  di  beberapa  negara  Eropa 

[BAP01, FOR02, VIL01, KPU02, WAT01, TAM01, FIS01, MOO00, AIC01, WIM01]. 

 Adapun data yang dipergunakan sebagai sampel untuk penelitian, akan diambil 

dari BPS yang merupakan data penduduk hasil sensus. Data propinsi DKI Jakarta 

akan digunakan untuk simulasi pada skala kecil. 

3.  Analisis Kebutuhan, Perancangan, dan Implementasi

Pada tahap ini akan dilakukan proses analisa kebutuhan sistem, perancangan 

serat 

implementasi terhadap sistem yang akan dikembangkan. Hal‐hal yang dilakukan 

meliputi:  

  Rancangan Arsitektur Sistem (Architecture System)

  Rancangan Format Data Masukan atau Form‐form Kependudukan

  Rancangan Relasi antar entitas (Entity Relationship) basis data

  Rancangan Diagram alur proses dan data sistem (Data Flow Diagram)\

  Rancangan Antar muka pemakai (User Interface)

4.  Analisis dan Uji Coba Sistem

Setelah  dilakukan  perancangan  dan  sistem  diimplementasikan,  kemudian  akan 

dilakukan tahapan uji coba. Uji coba direncanakan dilakukan dalam dua tahap. 

Pertama  uji  coba  internal,  dimana  sistem  akan  diujicobakan  dalam  lingkungan 

terbatas dan sebagai tester‐nya adalah tim pengembang sendiri. Data‐data yang 

digunakan  pada  tahap  uji  coba  tersebut  merupakan  data  propinsi  DKI  Jakarta 

yang  diperoleh  dari  BPS.  Selanjutnya  dilakukan  integrasi  data  dari  beberapa 

propinsi.  Kemudian  pada  tahapan  kedua,  dilakukan  uji  coba  eksternal,  dimana 

sistem akan diuji cobakan pada salah satu instansi yang ada, misalnya kelurahan 

tertentu,  dan  sebagai  tester‐nya  adalah  pihak  dari  instansi  tersebut.  Setelah 

diujicobakan  maka  dilakukan  proses  analisa  kembali  apakah  sistem  yang 

dibangun  sesuai  dengan  kebutuhan,  untuk  kemudian  dilakukan  proses 

perbaikan. 

5.  Pembuatan Paket Sistem (Installer)

Setelah sistem diimplementasikan, dan diuji coba maka langkah  selanjutnya adalah

membuat  paket  installer  dari  sistem  tersebut  sehingga  sistem  dapat  digunakan  atau

diinstall di tempat lain dengan mudah. 

 Tahapan  3,  4  dan  5  merupakan  tahapan  yang  erat  kaitannya  dengan  pengembangan

perangkat lunak. Untuk pengembangan perangkat lunak tersebut, kami gunakan metodologi

FAST  yang  cukup  banyak  digunakan  dalam  pengembangan  suatu  aplikasi.  Adapun

tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut:

-  Investigasi awal: pada tahap ini ditentukan ruang lingkup dari proyek, batasan-batasan,

partisipan, biaya dan jadwal. Tahap ini bertujuan untuk menilai kelayakan dari proyek
tersebut.

-  Analisa:  pada  tahap  ini  dilakukan  analisa  permasalahan  baik  dari  segi  bisnis  dan

teknologi, yaitu dengan mengidentifikasi permasalahan dan sebab-akibatnya. Dari tahap

analisa ini akan diperoleh peluang-peluang yang mungkin dan juga arahan. Beberapa

hal  yang  dilakukan  dalam  tahap  ini  antara  lain:  studi  ruang  lingkup  permasalahan,

analisa masalah dan peluang, analisa proses bisnis, serta penyajian temuan-temuan dan

rekomendasi.

-  Analisa kebutuhan: Pada tahap ini dilakukan analisa kebutuhan dari sistem yang akan

dibuat, yang meliputi tujuan pengembangan sistem dan prioritas-prioritas requirements

sehingga menghasilkan suatu pernyataan business requirements system.

-  Analisa  keputusan:  pada  tahap  ini  dilakukan  analisa  mengenai  solusi  teknis  yang

diperkirakan bisa mengatasi permasalahan sekaligus memenuhi business requirements.

Hal tersebut akan digunakan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem yang

memenuhi segala requirements tersebut.

-  Perancangan:  pada  tahap  ini  dilakukan  perancangan  sistem  dari  segi  teknologi.  Hasil

tahap ini adalah berupa model data, model proses, dan model antar muka. 

-  Konstruksi:  pada  tahap  ini  akan  dilakukan  konstruksi  sistem,  yang  terdiri  dari

konstruksi basis data dan antar muka serta uji coba terhadap sistem. Tahap konstruksi

menghasilkan aplikasi yang siap dijalankan dan memenuhi semua kebutuhan yang ingin

dicapai.

-  Implementasi/operasionalisasi:  tahap  ini  nantinya  akan  dijalankan  oleh  pemakai  dari

aplikasi yang dikembangkan.